Welche Register und Dokumentarten in der Akte angeboten werden, kann individuell über das Customizing eingestellt werden.

nextPCM Contract Management wird bereits mit Business Content ausgeliefert, d.h. Akten für gängige Vertragsarten werden bereits voreingestellt mitgeliefert.

Dokumente und E-Mails können einfach
in die Akte geladen und mit Indexinfor-
mationen versehen werden

Einfacher Upload
Dokumente können über den Datei Upload schnell und
einfach geladen werden. Zur Ablage von E-Mails steht
ein Add-On für die E-Mail Programme Microsoft Outlook,
Lotus Notes und Novell GroupWise zur Verfügung.

Attributierung und Versionierung
Dokument-Attribute werden in einem Popup-Fenster gepflegt.
Beim Aufruf des Dokuments wird immer die aktuelle Version
angezeigt. Ältere Versionen können manuell aus der
Versions-Historie ausgewählt werden.

Dokument-Sperrung
Ist ein Dokument in einem finalen Zustand, kann dieses
abgeschlossen und so gegen Veränderung gesichert werden.

• Zunächst werden Vorlagen für Standarddokumente angelegt, z.B. in MS Word

• Verknüpfte Datenfelder übernehmen Stammdaten direkt an den entsprechenden Stellen (in der Abbildung links gelb markiert)

• Barcodes werden direkt generiert und aufgebracht

• Das Dokument kann z.B. in Word erstellt, ausgedruckt, unterschrieben, in einen Workflow gegeben und abschließend als PDF in der Akte abgelegt werden

So werden Lösungen, wie links im Bild dargestellt, möglich. Hier unterstützt ein Assistent bei der Erzeugung eines Anstellungsvertrags. Die Vorteile derartiger Lösungen liegen auf der Hand:

• Regelbasierte Dokumenterzeugung

• Daten aus nextPCM und SAP werden direkt in das Dokument übernommen
   -  gesicherte Inhalte
   -  dokumentierte Prozesse

• Änderungen ausschließlich über den Assistenten, das bedeutet:
  
• qualitätsgesicherte Inhalte
• dokumentierte Prozesse

• Automatischer oder manueller Start von Workflows zur Freigabe, Weiterbearbeitung, usw