Zu Beginn werden die Rechnungsdaten extrahiert, abgeglichen und validiert
|
|
Das Scannen der Rechnungen kann intern bei Ihnen im Haus oder extern durch entsprechende Dienstleister erfolgen.
Nach
dem Rechnungen, Gutschriften und ggf. auch Lieferscheine eingescannt
sind, werden die Textinformationen per OCR (Optical Character
Recognition) ausgelesen.
Es folgt eine manuelle Validierung der erkannten Werte durch einen Bearbeiter, der diese bestätigt bzw. korrigiert. Bei entsprechender Software führt dies zu einem „Lernvorgang“ im System, so dass die Erkennungsrate im Laufe der Zeit stetig steigt. Abschließend wird die Rechnung im Rechnungseingangsbuch vermerkt und steht nun zentral allen weiteren Bearbeitern zur Verfügung. Das gesamte System ist „fehlertolerant“, so dass selbstverständlich auch Rechnungen, die nicht vollständig klassifiziert werden konnten zur manuellen Validierung geleitet werden und dort flexibel ergänzt und vervollständigt werden können. Sobald die Rechnung erkannt ist, wird sie ins Rechnungseingangsbuch eingetragen und steht zentral allen Beteiligten zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. |
Die Qualität der Rechnungserfassung ist ein wichtiger Erfolgsfaktor der Gesamtlösung:
je mehr automatische Erkennung, umso effizienter der Prozess
|
Vielfältige Kombinationen des In- und Outsourcing haben sich in der Praxis bewährt. Manche Kunden verzichten auch auf die Datenextraktion. Rechts sehen Sie eine Grafik mit allen gängigen Möglichkeiten zur Gestaltung des Szenarios für den digitalisierten Rechnungseingang. Es kommt eben immer darauf an, welche Rahmenbedingungen bestehen und welche Ziele erreicht werden sollen. Wir beraten Sie gerne zu dem für Ihre Lösung passenden Szenario zur Datenerfassung. Profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung bei der Einbindung zahlreicher Technologien und Anbieter für Scan- und Erkennungslösungen. Unter anderem mit unseren Lösungspartnern Kofax und Insiders, aber auch vielen anderen etablierten Dienstleistern in diesem Sektor. |
|
